E-facturatie verplicht vanaf 2026: bereid je vandaag nog voor op de toekomst!
Vanaf 1 januari 2026 wordt in België e-facturatie verplicht voor alle transacties tussen belastingplichtige ondernemingen. Dat betekent een einde aan papieren facturen en PDF’s. Deze beslissing maakt deel uit van een bredere Europese aanpak om btw-fraude te bestrijden en de administratie te digitaliseren. In deze blog leggen we uit wat e-facturatie inhoudt, waarom het wordt ingevoerd en hoe jij als ondernemer deze overstap soepel kunt maken.
Wat is e-facturatie?
E-facturatie, ook bekend als elektronische facturatie of digitale facturatie, is het proces waarbij facturen tussen leveranciers en klanten worden uitgewisseld in een gestructureerd elektronisch formaat. Het gaat hierbij niet om PDF-bestanden of ingescande papieren facturen, maar om XML-bestanden met een specifieke structuur: de Universal Business Language (UBL).
Deze gestructureerde elektronische facturen (GEF’s) kunnen dankzij hun standaardisatie eenvoudig worden verwerkt door facturatiesoftware wereldwijd. Voor verzending en ontvangst wordt gebruikgemaakt van Peppol, een beveiligd netwerk dat speciaal is ontworpen voor elektronische zakelijke communicatie.
Lees meer:
Waarom wordt e-facturatie verplicht?
De invoering van e-facturatie is gebaseerd op de Europese Richtlijn 2014/55/EU. Door facturen digitaal en gestructureerd te versturen, willen overheden btw-fraude aanpakken en de btw-kloof verkleinen. Dit is het verschil tussen de verwachte en daadwerkelijk geïnde btw-inkomsten.
België volgt hiermee het voorbeeld van andere Europese landen. Op dit moment is e-facturatie al verplicht voor bedrijven die factureren aan de federale en Vlaamse overheid. Vanaf 2026 wordt dit uitgebreid naar alle transacties tussen Belgische belastingplichtigen.
Voor wie geldt de verplichting?
De verplichting tot e-facturatie geldt vanaf 2026 voor:
- Alle Belgische btw-plichtige ondernemingen, inclusief eenmanszaken en kmo’s.
- Leveringen van goederen en diensten binnen België die btw-plichtig zijn.
- Ontvangers die hun Belgisch btw-nummer moeten opgeven voor de transactie.
Er zijn enkele uitzonderingen, zoals bedrijven die volledig vrijgesteld zijn van btw of belastingplichtigen die hun omzet forfaitair berekenen.
De voordelen van e-facturatie
Hoewel een verplichting vaak als een extra belasting wordt ervaren, brengt e-facturatie ook tal van voordelen met zich mee:
Tijdswinst en efficiëntie
Gestructureerde facturen worden automatisch verwerkt door je software, wat handmatige invoer overbodig maakt. Dit vermindert fouten en bespaart tijd.
Kostenbesparing
Door de digitalisering van je facturatieflow bespaar je op papier, inkt en verzendkosten. Bovendien hoef je minder tijd te besteden aan administratie.
Snellere verwerking
E-facturen bereiken klanten onmiddellijk via het Peppol-netwerk. Dit kan leiden tot een snellere betaling en betere cashflow.
Eenvoudigere samenwerking met je boekhouder
Een volledig digitaal facturatiearchief kan eenvoudig gedeeld worden met je boekhouder, wat de verwerking van je administratie vergemakkelijkt.
Duurzaamheid
Door over te stappen op digitale facturatie draag je bij aan een milieuvriendelijkere bedrijfsvoering.
Hoe bereid je je voor op e-facturatie?
1. Investeer in facturatiesoftware
Om gestructureerde elektronische facturen te verzenden en ontvangen, heb je software nodig die compatibel is met het Peppol-netwerk. Een goede keuze is bijvoorbeeld Billit, dat zowel facturatie als toegang tot Peppol integreert.
2. Controleer je bedrijfsprocessen
Evalueer je huidige facturatieproces. Werk je nog met papieren facturen of PDF’s? Zorg dat je overstapt naar een volledig digitale workflow.
3. Informeer je medewerkers
Voor een vlotte overgang is het belangrijk dat je medewerkers op de hoogte zijn van de veranderingen en weten hoe ze met het nieuwe systeem moeten werken.
4. Maak gebruik van fiscale voordelen
De overheid biedt fiscale steun om de kosten van de overstap naar e-facturatie te verlichten:
- Verhoogde kostenaftrek (120%) voor kosten van facturatiesoftware en advies, geldig van 2024 tot 2027.
- Verhoogde investeringsaftrek (20%) voor digitale investeringen vanaf 2025.
Waarom kiezen voor Billit?
Met Billit ben je volledig voorbereid op de verplichte overstap naar e-facturatie. Het platform biedt:
- Gestructureerde elektronische facturen (UBL-formaat).
- Automatische verzending en ontvangst via het Peppol-netwerk.
- Integraties met andere softwarepakketten voor een naadloze administratie.
- Een mobiele app voor het digitaliseren van bonnetjes onderweg.
Door nu al met Billit te starten, vermijd je stress tegen de deadline van 2026 en geniet je meteen van de voordelen van een volledig digitale facturatieflow.