Wat is UBL?
UBL (Universal Business Language) is een standaardtaal voor het uitwisselen van elektronische documenten, zoals facturen en bestelbonnen, in XML-formaat. Dit bestand bevat dezelfde informatie als een pdf-factuur, maar dan in een gestructureerd formaat.
Met een UBL-tool kun je deze documenten importeren, waardoor factuurgegevens zoals bedrag, datum en btw automatisch correct worden ingeladen. Zo bespaar je tijd en hoef je nooit meer handmatig gegevens over te typen!
Verschil tussen UBL en PDF
UBL-bestanden en pdf-bestanden zijn fundamenteel verschillend. Een UBL-factuur kan automatisch worden ingelezen, terwijl dit bij een pdf niet mogelijk is. Een pdf is een visueel bestand, bedoeld voor mensen, met opmaak zoals tekst en logo’s.
Hoewel optische tekenherkenning (OCR) pdf-verwerking kan automatiseren, is dit vaak foutgevoelig. Zo hebben OCR-programma’s moeite met het herkennen van logo’s, gekleurde achtergronden of watermerken. Omdat OCR niet kan rekenen, is het bovendien beter om een vervaldatum te vermelden in plaats van een betalingstermijn.
Hoe werkt UBL?
Een UBL-bestand is een XML-bestand dat factuurinformatie gestructureerd bevat. Elk onderdeel van de factuur, zoals bedrag of datum, is voorzien van een XML-tag. Dankzij deze codering kunnen softwareprogramma’s de gegevens snel en foutloos herkennen en verwerken.
Soms kan een afbeelding van de factuur ook in het UBL-bestand worden opgenomen. Zo combineert UBL leesbaarheid voor mensen met een efficiënte verwerking voor computers.
Voordelen van UBL
Het gebruik van UBL biedt tal van voordelen voor zowel verzenders als ontvangers van facturen. Door de gestructureerde opbouw van UBL-bestanden worden administratieve processen efficiënter, betrouwbaarder en sneller. Dit maakt het een slimme keuze voor bedrijven die hun facturatie willen digitaliseren en optimaliseren.
Voordelen voor de verzender
Klantenservice:
Klanten kunnen jouw facturen sneller verwerken, wat hun tevredenheid verhoogt.
Snelle betalingen:
Automatisering versnelt het betalingsproces.
Professioneel imago:
Eenvoudig en betrouwbaar factureren versterkt jouw positie als moderne en klantgerichte partner.
Voordelen voor de ontvanger
Efficiëntie:
Facturen worden automatisch ingelezen en verwerkt.
Betrouwbaarheid:
Geen risico op menselijke fouten zoals bij handmatige invoer.
Gebruiksvriendelijk:
Met UBL-compatibele software heb je geen extra stappen nodig om facturen te verwerken.